Vieraskynä: Cateraajat ovat mikrologistiikan supertaitajia

Kukapa ravintola-ammattilaisista ei olisi joutunut urallaan raahaamaan painavia lämpö- ja kuljetuslaatikoita, aterin- ja lasipakkeja sekä ruoka- ja juomapakkauksia Toyota Hiacesta tapahtumapaikkaan? Kohteeseen, jonka kulkuväylät ovat kuin esterata, jonka keittiö on pikkuruinen, ja josta pitäisi puskea ulos 100 paxin juhlat. Ja silti! Alkustressin jälkeen ilta onnistuu hyvin.
 
Catering-alan ammattilaiset joutuvat päivittäin ratkomaan mikrologistisia ongelmia. Pakettiautolla ei aina pääse aivan oven eteen. Kylmä- ja säilytystiloja on niukasti. Kuumennuslaitteet ovat olemattomat. On kapeita käytäviä, jyrkkiä portaita, liukkaita liuskoja ja pintoja! Kulku- ja kantoreiteillä on haasteita: autoja, väkeä, lunta, jäätä, lehtiä, vesilammikoita... 

Haaga-Helia ja Turun ammattikorkeakoulu tutkivatkin yhdessä Metoksen ja eri ammattikeittiöiden kanssa catering-ergonomiaa, työolosuhteita ja työprosesseja. Ytimessä on työn tuottavuuden ja työturvallisuuden parantaminen. Samalla pyritään sujuvoittamaan keittiötyötä ja vähentämään sairauspoissaoloja.

Laajimmillaanhan kaikki ravintolaruokakuljetukset ja -toimitukset voidaan määritellä cateringiksi. Tässä hankkeessa ruokakuljetukset on jaettu neljään toimintatapaan: 

a) tapahtumakiinteistön sisäinen catering (In-house) esim. messu-, kongressi- ja kauppakeskukset, lentoasemat), 
b) ravintolan ulkopuolinen catering (outdoor) esim. pito- ja juhlapalvelut, 
c) ravintolasta välitettävä toisen yrityksen toimittama catering, esim. Wolt, Foodora, Uber Eats 
d) ruoanvalmistus ravintolan ulkopuolisessa keittiössä (kohteissa vierailevat keittiömestarit).

Prosessien konseptointi on vaikeaa - tärkeimpänä työkaluna oma muisti?

Catering-prosesseja on vaikeaa konseptoida pikkutarkasti, sillä ne ovat vahvasti asiakas- ja tilaisuussidonnaisia. Koko palvelu- ja ruokatuotanto alkaa asiakasneuvotteluista, tilaus- ja tilavarauksista edeten palvelu- ja elämystuotantoon, loppusiivoukseen, laskutukseen sekä asiakaspalautteen keruuseen. 

Varsinaisia ruokatuotanto-, kuljetus- ja tarjoiluprosesseja ohjaavat resurssit, aikataulut, välimatkat, osaaminen, olosuhteet, työvuorot sekä ekstrojen määrä ja saatavuus. Kriittisiä, ergonomisia pisteitä ovat raaka-aineiden ja materiaalien saapuminen ja varastoiminen (esimerkiksi tavarantoimittajien kuormat), ruoka- ja palvelutuotannon hektisyys, laatuvaatimukset sekä meno- että paluulogistiikka. 

Ruokien hienovarainen pakkaaminen ja kuljettaminen on oma taiteen lajinsa, jossa on keskeistä ruokien hygieenisen laadun ja koostumusten säilyminen ”roudausten” ja tarjollaolon ajan. Suomessa hallitaan myös hyvin luonto- ja eräcatering, erikoisruokavaliot ja kierrätys. 

Päähaasteena on kuitenkin viestintä. Moni asia on työnjohdon ja catering-tiimin ammattilaisten päässä ja selkärangassa. Esihenkilö hallitsee sekä taidolla että intuitiolla kokonaisuutta. Hän osaa johtaa elämysnäytelmää ja tunnistaa jo ennalta kriittiset pisteet.  Aina ei ole edes kunnon tsekkauslistoja, että kaikki tavarat on tullut ja kaikki yksityiskohdat on huomioitu. Tärkeimpänä työkalunaan hänellä on oma muisti! Mutta mitä jos yhtäkkiä…

Monien huippucatering-yritysten suorituskykyä säätelee hioutunut tapahtumakoneisto, sopimukset, keskinäinen luottamus ja kärkipartnerit. Parhaimmillaan jokainen tarjoilun ja tilaisuuden yksityiskohta on tarkkaan harkittu. On tehty myös Plan B ja C! 

Olipa catering-tilaisuus mikä tahansa, se sisältää monia stressihetkiä: valmistautuminen, kuljetukset, ehtimiset, unohdukset, juhlan käynnistyminen, aikataulussa pysyminen, asiakaskokemus, loppusiivoukset. Toisinaan stressiä tuo toinen toistaan tärkeämmät ja tietävämmät viime hetken säätäjät ja ”ruoka-asiantuntijat”. Siinä juhlahierarkiassa saattavat ensin mestari, kokkipoika ja tarjoilijatyttö löytää itsensä alimmasta kastista, kunnes heidät lopussa pyydetään marssimaan ja pokkaamaan taputtavan yleisön eteen. Kaikkien stressi on ohi!

Kirjoittaja: Vesa Heikkinen, matkailu-, majoitus ja ravitsemispalveluinnovaatioiden yliopettaja, Haaga-Helian ammattikorkeakoulu

Lue myös Heikkisen ensimmäinen blogi: Tähtäimessä tuottava keittiö